Automatiserad administration – koncept del 1 – Vikariehantering

Micke Kring
Micke Kring 890 visningar 2 kommentarer
3 minuters läsning

Utifrån svaren jag fick in av er angående processer och / eller arbetsuppgifter i skolan som borde kunna tas bort eller automatiseras gav jag mig på vikariehanteringen. Det här är en sådan uppgift som sväljer allt från 1-2 timmar per morgon för en skolsekreterare eller biträdande rektor. Jag kommer att presentera alla svar jag fick av er i ett senare inlägg, men börjar med ett försök till lösning på denna fråga. Att automatisera flödet. I skrivande stund har jag semester men är förkyld, så jag behövde verkligen ett litet programmeringsprojekt att lätta upp dagen med.

Teknik

Programmet är skrivet i Python och syr ihop en googlekalender, Twilio för SMS och Sendinblue för e-post. Det enda som kostar är SMS. Resten är gratis.

I filmen ser ni följande

  1. Pythonskriptet körs givetvis i bakgrunden och är inget som någon behöver se. Det innehåller en lista på alla vikarier med deras telefonnummer och e-postadresser. Skriptet tittar i en kalender för att se om det är någon frånvaroanmäld personal.
  2. Skolans ansvariga lägger in frånvaron i kalendern – namnet räcker. Det skulle lika gärna kunna vara en excelfil, formulär eller textfil eller liknande också. Läggs planeringen in i infon i kalenderhändelsen kommer det med i mailet till vikarien i senare skede.
  3. Skriptet hittar en kalenderhändelse – alltså frånvaro och SMS:ar till alla vikarier på listan. De vikarier som svarar på SMS:et först får jobben.
  4. Skriptet mailar all info till vikarien som den behöver, som schema, planering och annat. Det här skulle kräva en liten ansats att lägga upp i början på varje år, men som man nog skulle få tillbaka. Att koppla schema till lärare och så.
  5. Avslutningsvis skickas info till skolans ansvariga om vilka som fått vikarie och vilka som kan behöva manuell handpåläggning.

Vidare tankar

Givetvis skulle man kunna ha en bättre sätt att lägga in frånvaro – exempelvis genom ett formulär med dropdown-meny med all personal.
Olika prioriteringar av vem / vilka som ska ha vikarier.
Automatisk hämtning av aktuellt lärarschema från schemaläggningssystem.
Automatisk planering av bästa nyttjande av vikarie utifrån schema.

Är detta något som är intressant?

Just nu är detta väldigt grundläggande och mer ett koncept. Är detta något ni tror på och som skulle vara intressant att jobba vidare på? Hör gärna av er, antingen här i kommentarerna eller på valfritt socialt medie.

Dela den här artikeln
Följ:
Fixar och trixar med tekniska lösningar och mycket mer. Ser till att användarna förstår systemen och att systemen förstår användarna. Har mina rötter i musiken och kombinerar konstnärlighet med teknik.
2 kommentarer
  • Hej Micke!

    Har funderat över denna idé i snart 8 år men inte orkat ta tag i. Mailade en person i en kommun för att börja ta tag i utvecklandet, personen härlede mig till din artikel. Tycker idén låter super men skulle vilja utveckla den lite till. Något du är intresserad av?

    Mvh
    Jimmy

    • Hej Jimmy!
      Ja, vikariehanteringen är ett stort ok för den samordnaren varje morgon. Det skulle absolut kunna gå att automatisera de flesta delar av den. Just nu är jag i övergången till nytt jobb, men vi får se om det är något jag tar upp lite senare.
      Med vänlig hälsning, Micke

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *