Fixa ett eget bokningssystem för rum och resurser
av Micke Kring

Fixa ett eget bokningssystem för rum och resurser

Digitalisering handlar ju en hel del om att göra saker enklare, effektivare och bättre. En papperskalender med en penna utanför ett bokningsbart rum, som exempelvis ett konferensrum eller ett Makerspace är vare sig effektivt eller särskilt smart (om du inte sitter nära det rummet). Men, en sådan enkel sak som ett bokningssystem löser ju problemet. Därför tänkte jag visa dig hur du kan sätta ihop ett enkelt system för en billig peng, för att ge alla samma möjlighet att boka rum eller valfri resurs. 

Varför?

I vår organisation använder vi Outlook och även om det går att sätta upp kalendrar för resurser, så kommer inte mobila användare (telefon / iPad) åt de kalendrarna. Det går heller inte att göra kalendrarna publika, så jag kan inte hämta data från dem. Dessutom så vill jag ha ett busenkelt upplägg som alla kan komma igång med (se tidigare artikel om 5-minutersregeln). Eftersom det inte handlar om känsliga uppgifter, så vill jag även ha en enkel inloggning med användarnamn och lösenord. Därför har jag lagt bokningen på vårt bloggnätverk, så att alla kan logga in med redan existerande användaruppgifter.

Upplägg

Det fina med denna lösning är att alla delar egentligen är fristående från varandra. Du behöver alltså inte använda alla delar. Det kräver heller ingen specifik hårdvara. Ta det du har.

Från vänster till höger (i bilden ovan), så består bokningssystemet av en wordpress-sajt med ett plugin för bokningshantering. När du gör en bokning på sidan så skickas bokningen till en googlekalender. Du som administratör kan givetvis göra bokningen direkt i googlekalendern också. Då synkas den bokningen tillbaka till bokningssystemet.
Till sist så har jag en skärm utanför det aktuella rummet som visar kalender samt om det är ledigt (grönt) eller upptaget (rött). Du kan använda vilken skärm som helst som kan ladda en webbsida. I vårt fall har vi en massa gamla iPads som inte längre används i verksamheten som kan återanvändas.

Bokningssystemet – WordPress + Webba Booking

Bokningssystemet består av en wordpress-sajt med tillägget Webba Booking installerat. Webba Booking https://codecanyon.net/item/appointment-booking-for-wordpress-webba-booking/13843131 kostar i skrivande stund $69.
Som tema kör jag WordPress standardtema Twenty Sixteen med några enklare CSS-fix, som att bokningsbara tider ska visas som gröna och upptagna tider ska visas som röda.

För varje rum eller resurs får du sätta upp en egen googlekalender och koppla den till Webba Booking. Allt finns bra dokumenterat.

Det som möter användaren är alltså en inloggningssida och när de har loggat in så kommer de direkt till boking. Där får de välja rum eller resurs samt datumet. Då kommer alla tider fram och de bockar för de tider som de vill ha. När de har bokat, så får de även ett bekräftelsemelj med en ics-fil, så att de även kan lägga in det direkt i valfri privat kalender.

På https://support.arstaskolan.se/boka-rum-eller-resurs/ kan du se instruktionsfilmen om du vill se hur bokningen går till.

Googlekalender

Som jag skrev ovan, så får du skapa en googlekalender per resurs eller rum. Denna ska också vara publik, för att kunna läsas in av skärmen (i nästa steg), så tänk på att inte skriva känsliga uppgifter i bokningen.

Infoskärm – Raspberry Pi + Python

Infoskärmen är en modifierad variant av ett tidigare projekt jag gjort, för en egen personlig infoskärm som sitter utanför mitt kontor. Programmet är skrivet i Python och körs på en Raspberry Pi, vilken inte kostar med än cirka 350 kronor.  Men givetvis kan du köra det på vilken dator som helst, så länge du kan installera Python och dess komponenter på den.

Programmet läser in googlekalendern var 30:e sekund och skapar en webbsida av den informationen som den laddar upp till din webbserver via SFTP.

Jag har lagt upp koden på GitHub på https://github.com/mickekring/Rumskalender

Därefter så kan du använda valfri digital enhet som klarar av att ladda en webbsida. Eftersom det inte är någon tung sida så kan du använda rätt gammal hårdvara. Sidan laddar om sig själv en gång i minuten.

Om du har några frågor är det bara att ställa dessa i kommentarsfältet eller via sociala medier.

Skrivet av
Micke Kring
Diskutera detta

4 kommentarer
  • Hej Micke!
    Använder du “bokningsystemet” själv, eller vet någon som gör detta, och är nöjd?
    Ofta tenderar en del egna lösningar att kräva en del underhåll, därav att man “lägger ut det”. Men funkar det bra så finns ingen anledning att inte testa det. 🙂

    • Hej Benny och ledsen för sjukt sent svar. Ja, vi använde detta på min skola och det funkade klockrent. Nu kör vi dock rumskalendrar i Outlook, som vi delar istället, så slipper man ett extra steg. Däremot körs fortfarande skärmarna, där jag kör en automatisering från outlook till google calendar, eftersom det tyvärr inte går att göra våra outlookkalendrar publika och möjliga att skrapa.

  • Hej Micke, väldigt intressant inlägg, kul att du delar med dig av så värdefull information!

    Skulle uppskatta om du hade lust att svara när du finner tid, då jag har lust att testa detta själv, jag använder inte Outlook längre, men eftersom det finns en hel del som fortfarande föredrar det på vårt kontor så undrar jag hur du löste automatiseringen av Outlook till Google Calendar?

    Tycker även att det har varit svårt att rättfärdiga prisbilden för olika bokningssystem, speciellt skärmarna då de egentligen inte borde vara så dyra enligt mig, har du några bra tips på skärmar som du har testat som du tycker fungerar bra?

    De flesta skärmar jag hittat som då är dedikerade för detta och “förprogrammerade” för att köras i ett bokningssystem har ju ett väldigt högt påslag för just den delen som du hittade en mycket bättre lösning för!