I början av pandemin blev det tydligt att vi som skola behövde ha koll på aktuell frånvaro i de olika klasserna för att kunna vara snabba med att sätta in åtgärder. Eftersom det inte finns inbyggt i den plattform vi använder, började jag att ladda ned frånvarorapporterna och föra in i en excelfil. Det gjorde jag två gånger i veckan och var rätt tradigt att göra och inte särskilt precist. Eftersom det är en uppgift som ser likdan ut varje gång den utförs, tänkte jag att den skulle vara perfekt att automatisera.
Jag kodade ihop ett script som styr webbläsaren och klickar och gör allt det som jag som människa gör. Helt enkelt så öppnar scriptet webbläsaren var 4:e minut, loggar in och klickar de 14 klicken för att ladda ned frånvarorapporten som excelfil. Därefter bearbetas excelfilen och sparar all information i en lokal databas. Inga personuppgifter finns där, utan endast uppgifter om antal elever per klass och liknande.
När det är klart uppdateras en webbsida som all personal har åtkomst till. Här presenteras nästan realtidsstatisk med jämförelser mot igår och med grafer över tid, som de senaste 15 dagarna samt hela läsåret för att kunna se trender. Dessutom så visas klassinformation, som antal elever borta i respektive klass idag, men också totalt under läsåret.
I filmen nedan ser ni hur scriptet automatiskt loggar in och hämtar frånvarorapport från Skolplattformen och därefter bearbetar och genererar statistik. Detta rullar dygnet runt.
Utökad funktionalitet – fördelning av interna resurser
Efter ett tag så kom frågan om jag kunde lägga till ytterligare en del som även letade efter vissa elever som har resurspersonal kopplad till sig. Om de eleverna är frånvarande, så kan ju de resurspersonerna vikariera vilket spar pengar, då vi slipper ta in utomstående vikarier, men som också är en vinst eftersom den personalen är känd på skolan.
Sagt och gjort, så kodade jag ihop det och när en elev med resursperonal kopplad till sig dyker upp i frånvarorapporten, skickas ett meddelande till MS Teams (via webhook), till det team som vikariesamordnaren har tillgång till.
Framtida utökad funktionalitet – specialkost
Eftersom jag inte har lång tid kvar på skolan, så utvecklar jag inte detta längre, men ytterligare en förfrågan kom från köket om även de kunde få en ”ping” om hur många specialkostelever som är frånvarande varje morgon. Det är givetvis bra att köket har koll på hur många elever totalt som är borta, men eftersom de lagar så stora volymer – och inte börjar med det samma morgon som de ska servera maten – så spelar det inte så stor roll i antal portioner som de lagar. Men däremot specialkost är något som skulle hjälpa dem.
Framtida funktioner?
Givetvis skulle man kunna utöka detta ännu mer, genom att ta in personalfrånvaro, skapa ett automatiserad vikariehanteringssystem baserad på data som kan styras av hur många elever som är borta i de olika avdelningarna och även föreslå interna vikarier. Liknande automatisering kan givetvis ladda ned aktuellt schema för exempelvis lärare och fördela vikarier på optimalt sätt.
En annan sak man skulle kunna göra är också att planera in vissa ”viktiga” aktiviteter under vissa tider. Vissa tider på året är det mer frånvaro och under vissa tider mindre. Det är även skillnad på dagar i veckan när elever är mest frånvarande och som även skiljer sig mellan höst- och vårtermin.
Hur körs detta – och funkar det bra?
Hela den här lösningen bygger ju på att den här typen av basfunktionalitet inte finns inbyggt i våra system – och det finns heller inga API:er. Jag har en gammal laptop som står inlåst i ett kassaskåp och kör scriptet dygnet runt. För att komma runt att inte den tvingande skärmsläckaren går igång använder jag även här en automatisering som höjer och sänker volymen på datorn en gång i minuten. 🙂
Allt rullar klockrent, men… när Google Chrome (webbläsaren) automatiskt uppdateras, så måste man även ladda ned senaste versionen av Chromedriver.
Vad har jag sett under denna tid? – Elevfrånvaro är en stor knäckfråga
Jag har ju hållit koll på frånvaro sedan innan pandemin och jag skulle säga att just frånvaro kommer vara en stor fråga runtom i Sverige. Efter pandemin så har frånvaron hållit sig på långt högre nivåer än innan. Problematiska nivåer. Det är i och för sig en helt annan fråga, men det är lätt att vi vänjer oss med att det ständigt är 2-3 elever borta i varje klass. Det är inte normalt. Mitt tips är att alla skolor sätter detta på agendan och håller koll på – och försöker få eleverna tillbaka till skolan.
Vill du köra detta själv?
OBServera att detta är extremt tajt knutet till Skolplattformen i Stockholm. Det kommer inte att fungera någon annanstans. Är du intresserad av hur det fungerar kan du givetvis ladda ned och titta på koden.
Kod och instruktioner hittar du på GitHub på github.com/mickekring/automatiserad_elevfranvaro.
Frågor?
Som vanligt är det bara att ställa dina frågor till mig, antingen i kommentarerna här eller på valfritt medie.
