Skolans digitalisering – Nya verktyg för att göra samma som vi gjort analogt – utan extra lön för mödan

För några veckor sedan ställde jag en öppen fråga till er som jag önskade att ni ville besvara: Du som jobbar i skola, beskriv en arbetsuppgift eller process som du tror eller önskar skulle kunna automatiseras eller tas bort. I det här inlägget har jag sammanställt svaren utifrån ett antal kategorier som jag tycker de tillhör – och jag tackar alla som tog er tid att svara.

Tanken är att försöka skapa små enkla konceptlösningar eller förslag för de problem som många av oss har gemensamt, eller peka på lösningar som redan finns (och de finns). Förhoppningen är att någon (utvecklare / beställare) vill plocka upp den problematik som finns och göra något vettigt av det för oss som jobbar i skolan.  Det innebär också att det här inlägget kommer att uppdateras när jag hittar någon ny lösning, eller ni föreslår något.

Digitalisering – Nya verktyg för att göra samma saker som vi gjort analogt – utan extra lön för mödan

För alla som har jobbat med digitalisering i skolan ett tag så är det här inga nyheter. Frågan som vi bör ställa oss är – varför är det så att varje gång ett nytt system införs, så har systemet fortfarande inte utvecklats mer än oftast kosmetiskt? Det baseras fortfarande på att vi användare måste utföra något. Systemet gör inget åt oss och det är sällan det underlättar och tar bort tidigare arbetsuppgifter. Tyvärr så introduceras ofta fler problem de gånger vi vinner något på att använda systemen. Vi kan ta något exempel.

Frånvarohantering
När jag började jobba i skolan (1999) så förde lärarna frånvaro i en analog klasslista. Det dagliga användandet gick snabbt, tekniken fungerade till 100%, kostade ingenting och den enda som upplevde detta jobbigt var den person, som en gång i veckan la ett par timmar på att sammanställa veckans närvaro för hela skolan. Men för 98% av användarna av systemet var det enkelt.
Sedan 2006 har vi haft olika iterationer av digital frånvarohantering. Det kräver en hel del administration, fungerar oftast (men inte 100% och än sämre beroende på kommun och skola) samt kostar en massa pengar. Det dagliga användandet är alltså dyrare och lite sämre för 98% av användarna så vad får vi för det? Vårdnadshavare kan få reda  på direkt när sitt barn varit borta. Vi kan få fram olika former av frånvarorapporter (som tyvärr ofta ligger en massa klick bort, vilket gör att dessa inte används).
Problemet är att vi fortfarande inte vet något om kvaliteten på rapporteringen och att rapporter inte ska behöva tas fram. Systemen ska automatiskt varna mentor/elev/vårdnadshavare/elevhälsa när vissa gränser nås, så vi kan agera. Systemet ska utan knapptryckningar visa lärare/mentor den dagliga aktuella information som är av vikt. Det måste vara minst lika snabbarbetat att rapportera den digitala frånvaron som när den gjordes analogt.
För de stora summor pengar, tid och energi vi investerar – får vi något tillbaka av värde?

Insamling av data
I takt med att digitaliseringen ökar så samlar vi mer och mer data, då det är bekvämt. Men generellt så är vi dåliga på att använda det vi samlar in och det är för mig väldigt förvånande att analysverktyg inte är inbyggda i de system där vi exempelvis bedömer eleverna, eller samlar in provresultat.
”I de flesta skolplattformar idag samlar vi enorma mängder data om eleverna och deras resultat. Det kan vara exempelvis ämnesomdömen i årskurs 1-5, nationella prov i åk 3, 6 och 9, UIM i åk 2, 5 och 8, betyg i årskurs 6-9, brukarundersökningar, screeningar, extra anpassningar, frånvaro och säkert lite fler saker. Plockar vi dessutom in externa saker som SALSA och information kring personal, som frånvaro – det vill säga om elever haft mycket vikarier, behöriga lärare, antal elever per lärare och annat, borde vi ha ett mer än gott underlag för analys. ” – från tidigare inlägg som ni kan läsa här om AI och robotisering
Här borde vi givetvis kunna se en massa trender kring hur eleverna kan komma att klara sin skolgång och var vi behöver sätta in åtgärder. Istället använder vi inte datan.

Kommunikation Lärare < > Elev
En fantastisk möjlighet med digitala verktyg är möjligheten att dela. Lärare och elever kan skapa material som enkelt kan delas mellan varandra. Men samma problematik finns även här, där det räcker med att en elev i en klass inte kan logga in för att vi ska förlora tid gentemot det analoga.

I slutändan så är min sammanfattning att där vi borde ta hjälp av digitaliseringen, så har vi bara flyttat över från penna och papper till tangentbord och digitala lagringsutrymmen. Och eftersom vi kan göra det lite snabbare och effektivare, så ökar vi vårat datainsamlande. Men vad får vi tillbaka? Hur mycket nyttjar vi datan? Och är det värt det? Och hur mynnar det till sist ut i elevernas lärande?

I min värld handlar effektivisering om att ”ta bort” eller ”leja ut” arbetsuppgifter som någon annan eller annat är bättre på, så jag kan lägga mer tid på det som jag är bra på och anställd att göra.

Sammanställning – öppen fråga

Du som jobbar i skola: Beskriv en arbetsuppgift eller process som du tror eller önskar skulle kunna automatiseras eller tas bort.

Här nedan har jag kopierat/klistrat in de svar som ni skickade in. Jag har försökt att kategorisera detta för att få en bättre översikt. Ni får läsa svaren utifrån frågan ovan.
Det mesta är saker som redan är digitala, men som inte fungerar väl eller lever i silos där dubbeljobb måste göras eller framförallt där vi inte drar nytta av digitaliseringens möjligheter.

Vill ni lägga till problem eller lösningar, lägg en kommentar i inlägget eller på sociala medier, så uppdaterar jag inlägget.

Frånvaro / Närvaro

Förslag på lösningar:
Koncept – Vikariehantering (2019-12-03)

• ”Elevers närvarorapportering. Borde kunna utföras av eleverna själva via t ex mobilapp med qr-kod el dyl.”
• ”Det måste gå att effektivisera frånvarohanteringen. Men också att vi på ett enkelt sätt kan se frånvarande elever utan hundra klick.”
• ”Registrering av närvaro hade varit skönt att ta bort eller i alla fall slippa lägga mycket tid på.”
• ”Automatisk närvaro feedback till vårdnadshavare kring frånvaro i veckoformat.”
• ”Närvaro/frånvarohanteringen”
• ”Frånvarohantering för personal samt vikarieanskaffning om man har egna timvikarier på skolan.”
• ”Frånvarohantering”
• ”När- och frånvarorapportering”
• ”Närvaro, frånvaro och meddela vårdnadshavare kring detta.”
• ”Dålig IT tar undervisnings- och elevtid i anspråk när frånvarorapportering är tvingande i starten på varje lektion.”
• ”Närvaro”
• ”Automatisk koppling mellan LMS (Google classroom, Teams) och närvaro Kontroll. Dvs elevaktivitet jämfört med närvaro koll”
• ”Automatisk vikariehantering när lärare anmäler sig sjuk.”
• ”Registrering av frånvaro.”
• ”Automatisk närvaro. Eller snabba system med extremt få klick.”
• ”Vikarieanskaffning”

Bokning av resurser, människor och annat

Förslag på lösningar:
Fixa ett eget bokningssystem för rum och resurser (2019-05-04)

• ”Busskort, lokaler, mötesrum mm ska kunna bokas enkelt online”
• ”Kunna erbjuda tider för utvecklingssamtal som föräldrar kan boka eller avboka.”
• ”Kunna boka möten på ett enklare sätt internt, med t ex elevhälsa, rektorer mm.”
• ”Boka möten”
• ”Bokningar av utvecklingssamtal”
• ”Boka utvecklingssamtal”
• ”Sammanställning av lovanmälningar”

Standardisering och överföring av data samt system som pratar med varandra

• ”Elevdata borde skötas centralt, likt försäkringskassan för arbetare eller skatteverket för skattebetalare. Skolverket för studerande; tar hand om licenser kopplade mellan parter. Betyg, närvaro, planeringar och allt relaterat till eleven finns där!”
• ”Automatiskt skapande av behörighetsgrupper baserat på elevens kurstyp och kursår (SA + SA17 t ex). Otroligt mycket skulle kunna automatiseras bara med dessa grupper (appinstallationers, åtkomst till ytor och teams, osv osv).”
• ”Att matriser och liknande återkoppling i Unikum (PoB) automatiskt förs över till IUP under elevdokumentation.”
• ”Automatiseras:alla resultat från databaser samkörs o jag får fram vilket resultat som helst genom en enkel knapptryckning.”
• ”Det behövs nationella SIS-standarder för elev- och skoldata så att system kan prata med varandra.”
• ”Systematiskt kvalitetsarbete kopplat till resurs/budget–>utfall/konsekvens”
• ”All resultatdata sammankopplas så att man kan få fram vilket resultat som helst genom en knapptryckning.”
• ”Att kunna hämta ut data ur schemavisaren för hela skolan, för varje enskild sal/klassrum, lärare och ämne, för att kunna föra över till annat system.”
• ”All myndighetsrapportering borde vara automatisk, t ex till SCB, inför skolinspektion, NP-resultat mm.”
• ”När elever byter skola att föräldrar måste ge tidigare omdömen/åp till mottagande skola så läraren har tidigare underlag som de ej behöver jaga föräldrar för att få”
• ”Inrapportering till CSB gällande resultat nationella proven åk.,3,6,9”
• ”System måste kunna prata med varandra. Om en uppgift har matats in i ett system ska den aldrig behöva matas in i ett annat.”

Kommunikation

• ”Standardiserade ”veckobrev” med gemensamt tänk kring vad som bör ingå och varför. Datum från kalendrar sugs in och färdiga fält att fylla i.”
• ”Den papperslösa skolstarten med hjälp av E-tjänst. Alla info tillbaka från VH ska styras till rätt funktion på skolan som ska ha uppgifterna.”
• ”En chatbot som eleverna kan använda för att ställa frågor till studie- och yrkesvägledare, antagningssekreterare, skolledarassistent mfl.”
• ”Distribution av information till rätt personer görna med prioriteringsstöd och eventuell svars/feedback uppföljning/påminnelse.”
• ”Kontakt med förändrar”
• ”Tydliga ”öppettider” för lärare gentemot föräldrar gällande kontakt och smidigare system för att hantera dessa.”
• ”Korta ned utvecklingssamtal och lägga större ansvar på föräldrar att ta del av omdömen på skolans plattform”
• ”Ej ge elever som har långledigt pga resa material att ta med och arbete med samt serva familj via mailkontakt medan de är iväg på resa”

Dokumentation

• ”Skriva IUP, utvecklingsmöjligheter för elever finns redan i skriftliga omdömen”
• ”Önskar att elevens val tas bort, att mentorskap slopas/görs om alternativt avskaffas och ersätts med heltidsmentorer eller liknande samt att kunskapskrav i högstadiet struktureras efter årskurs för att underlätta bedömningsbördan.”
• ”Betygssättning baserat på den pedagogiska dokumentationen från lärare i digitalt system”
• ”Tas bort: alla SCB undeesökningar. Skolverkets olika koder till bedömningsstöd.”
• ”Sammanställa bedömning”
• ”Få automatiska sammanställningar av resultat för analys, som NP, betyg mm.”
• ”Skippa att skriva pedagogiska planeringar som mest skrivs i syfte att visa föräldrar. Istället lita på att lärare har syfte/mål med undervisningen”
• ”Att all kartläggning av elever med svårigheter genomförs av specialpedagoger som även bör ha ansvar att utforma åtgärdsprogram”
• ”Överdriven dokumentation”

Möten

• ”Eht-möten (vad ger det lärarna att gå på, seriöst).”
• ”Informationsmöten med all personal eller stora delar av personalen.”
• ”Ta bort föräldrarmöten alternativt ha ett i låg/mellan/högstadiet. Känns förlegat att ha varje år och förstår inte syftet med det”

Prov

Förslag på lösningar:
Enkla självrättande prov med Forms – eller undersökningar eller annat (2019-12-16)

• ”All planering inför NP som tar timmar hos oss. Har både engelska och svenska, dessutom.”
• ”Rättning av nationella prov”
• ”Rätta uppgifter och prov.”
• ”Tips och enklare sätt att skapa självrättande prov och test”

IT-hygien

• ”Skicka information till VH om användarnamn till skolans lärplattform samt skicka länkar till elever och VH så att de ska kunna byta sina lösenord till denna lärplattform.”
• ”Regelbunden översyn av alla projektorer och sladdar i klassrummen så att man snabbt kan komma i gång med undervisningen.”
• ”Uppkoppling av dator/device mot projektor/skärm/interaktiv tavla.”
• ”Tillgång till ”dashboard” där ALLA nätverksenheter, skrivare, mm inom stadens/skolans regi kan övervakas för att i förväg upptäcka problem, ev med automatiska larm till leverantörer.”
• ”Automatiserade förbrukningsrapporter för kostnadsdrivande förbrukning, så som utskrifter och lagring, nedbrutet på enhet, grupp och individnivå.”
• ”Avveckla alla it-system som tar mer tid än vad de sparar in. Måste finnas tydligt syfte vad de är till för och de måste tillföra verksamheten något.”
• ”Krånglande it-system ska bort”
• ”IT: skapa onligg och emailadresser åt elever”

Personaladministration

• ”Lönerapportering. Måste skriva in varje månad. Tar ca 10 min per gång.”
• ”Uppgradera rollen skoladministratör. Egentligen ska detta vara effektiva ”VD-assistenter” som kan koordinera alla kringtjänster för både rektor och lärarkolleger.”

Elev- och vårdnadshavaradministration

• ”Avgiftshantering för fritidsplats”

Läraruppgifter

• ”Rastvakteri”
• ”Rastvakt”
• ”Genomgång av nytt lärstoff.”
• ”Konflikthantering”
• ”Utvecklingssamtal”
• ”Beställning av lektionsmaterial borde tas bort från lärare.”
• ”Beställning av läromedel bort från lärare.”
• ”Komma överens om vad som ingår i en lärartjänst. Vad är kärnuppdraget. Skillnad mellan vad man inte gillar att göra kontra vad som faktiskt ingår i uppdraget.”
• ”Rastvakter, bör läggas på annan personal än undervisande lärare”
• ”Jaga praktikplatser.”
• ”Tillverka allt arbetsmaterial, bor vid kopieringsmaskinen.”
• ”Vikariera”
• ”Storstädning av skolans alla utrymmen inför lov, ordna aktivitetsdagar för dyl för föräldrarn discon”