InternetKod och Maker
Trendar

O365 | Flow – Skicka nyhet från Sharepoint med e-post

Om ni använder Office365 i er organisation tillsammans med Sharepoint för bland annat nyheter, så kanske ni vill ha möjlighet att skicka ut era nyheter med e-post? Det kan handla om sharepointsajter för exempelvis skolklasser eller personalsidor där ni helt enkelt vill möjliggöra att användarna kan prenumerera på dessa nyhetsinlägg.
Enkelt förklarat så är Flow en tjänst (och en del av O365) där du kan skapa automatiserade flöden mellan olika program baserat på att något händer. Och när något händer ska något göras. Det exempelflöde som jag skapar här baseras på att när en nyhet postas i Sharepoint, så skickas nyheten med innehåll som e-post via Outlook. 

Flöde | Nyhet i Sharepoint till e-post

I det här exemplet vill vi att det skickas ut ett mail (till de mottagare som jag väljer) när en nyhet postas i Sharepoint. I mitt fall så har vi en massa olika Sharepoint-sajter på skolan och jag vill ha ett mail med innehållet när det postas en nyhet i vårat personalrum. Det hade dock likväl kunnat handla om veckobrev från klassrum som du vill skicka ut till vårdnadshavare eller elever, så att de slipper att logga in för att se icke känslig information. I filmen nedan ser du hur det kommer att fungera när det är klart.

När du är klar med ditt flöde kommer det att se ut som på bilden nedan.

1. Logga in

Börja med att gå till flow.microsoft.com och logga in med ditt konto.

2. Mina Flöden

Börja med att klicka på Mina flöden. Här listas alla dina flöden som du har skapat. Här lär det vara tomt hos dig om du inte redan har skapat flöden tidigare.

3. Skapa ett flöde

Nu är det dags att skapa vårt första flöde och det första vi ska göra är att (1) skapa ett Nytt och välja (2) Automatiserad – från början.

Nu får vi upp fönstret för att skapa vårt flöde och vi börjar med att (1) döpa vårat flöde under Flödesnamn till vad som helst, men gärna något som beskriver vad flödet gör.  Jag döper mitt till Personalrum Sharepoint till e-post.

Därefter ska vi (2) Välja ditt flödes utlösare – det vill säga det som måste ske för att flödet ska köras. I vårt fall vill vi att flödet ska köras igång när en nyhet postas i Sharepoint och därför skriver jag in Sharepoint i sökrutan. Nu dyker alla utlösare som har med Sharepoint upp och vi väljer (3) den som heter När en fil läggs till eller ändras (enbart egenskaper). Om du inte ser hela namnet är det bara att vila muspekaren över utlösaren så ser du hela namnet. OBS! Det är viktigt att du väljer rätt utlösare.

När du valt klart så (4) klickar du på Skapa.

4. Utlösaren

Nu är det dags att jobba med vårt flöde. Vi får upp vår utlösare När en fil läggs till eller ändras (enbart egenskaper) och väljer under (1) Webbplatsadress den Sharepoint vi vill hämta nyheterna ifrån. I bilden ser ni att jag har valt Personalrummet. I listan får ni upp alla de Sharepoint-sajter som ni har tillgång till.

Under (2) Biblioteksnamn skriver ni in Site Pages (exakt som jag gjort) och klickar på (3) Använd Site Pages som ett anpassat värde.
När en nyhet skapas i Sharepoint, så skapas det alltså en fil i en mapp. Det är den mappen vi vill hålla koll på och utlösaren reagerar då när det skapas en ny fil.

Nu lägger vi till ett Nytt steg och går vidare.

5. HTTP-begäran – Hämta filen

Nu när vi redan har utlösaren och egenskaperna för filen, så ska vi även hämta den, så att vi kan plocka ut innehållet ur den och skicka via mail. Sök bland åtgärderna på Sharepoint och lägg till den som heter Skicka en HTTP-begäran till SharePoint.

Välj (1) för Personalrummet igen (och du väljer din sharepointsida).

Sedan vid (2) URI får du skriva in _api/sitepages/pages() manuellt och ställ sedan muspekaren mellan parenteserna () och välj ID-blocket ur det Dynamiska innehållet (ni ser flera pilar på bilden med (2)).

Till sist ska vi för Sidhuvuden skriva in (3) Accept manuellt och (4) application/json;odata=nometadata manuellt.

6. Skapa en variabel att lagra vår text i

Nu lägger vi till en ny åtgärd och söker på Variabel. Välj sedan Initiera variabel.

Det vi gör här är att vi redan nu skapar (initierar) en variabel som vi (1) döper till NyhetsText. Sedan väljer vi att (2) typen för variabeln är en Sträng.

7. Bearbeta JSON – innehållet i filen – del 1

Nu skapar vi en ny åtgärd och lägger till Parsa JSON. Det är dags att bearbeta informationen i vår nyhetsfil.
I Innehåll (1) lägger vi till Text från det Dynamiska innehållet och därefter måste vi infoga ett schema för JSON manuellt i (2) Schema – se bild nedan.

Det vi gör med schemat (ovan) är att vi vill plocka ut några saker ur filen och vill ni, så kan ni plocka ut ännu mer. Men det viktiga här är CanvasContent1, vilket är den fulla texten i inlägget.

8. Bearbeta innehållet i CanvasContent1 – innehållet i filen – del 2

 

Nu lägger vi till ännu en ny åtgärd och ännu en Parsa JSON, då vill ska sätta upp ett schema för innehållet i CanvasContent1 och plocka ut ren (nästan) text där.

I (1) Innehåll väljer vi nu CanvasContent1 från det Dynamiska innehållet. Därefter skriver vi manuellt in schemat som på bilden ovan. Som ni ser så är det bara innerHTML som vi vill ha ut.

9. Lägg till innehållet i vår variabel

Nu är det dags att använda oss av en loop för att lägga till innehållet i innerHTML till vår variabel NyhetsText som vi skapade tidigare i steg 6.
Vi börjar med att skapa en ny åtgärd (1) Tillämpa på vardera och i den (2) skapa en åtgärd Lägg till strängvariabeln. I (3) Välj utdata väljer vi blocket Text från det Dynamiska innehållet och sedan väljer vi (4) vår variabel NyhetsText och (5) blocket innerHTML som värde.

10. Villkor

Nu börjar vi bli klara, men först måste vi skapa ett villkor.  Eftersom att det skapas en fil när en nyhet skapas i Sharepoint, vill vi ju vara säker på att det vi skickar ut är en publicerad nyhet och inte ett utkast. Om du skapar en nyhet och sparar det som ett utkast för att du vill jobba vidare med det senare, så skapas ju ändå en fil. Och den vill vi inte skicka ut.
Börja med att (1) söka efter villkor i sökrutan och klicka sedan på (2) Villkor.

Vi börjar med att (1) Välja värde för vårt villkor. I (2) sökrutan skriver vi in upphöjt och väljer (3) Upphöjt tillstånd.

Nu när vi valt upphöjt tillstånd så skriver vi in 2, så att det ser ut som i bilden ovan. Värdet 2 betyder att nyheten är publicerad.
Så om det skapats en fil i vår Sharepoint och den är publicerad, ska nu någonting hända.

11. Skicka e-post via Outlook

Nu när vårt villkor är uppfyllt, så ska vi Lägga till en åtgärd under Om ja. Klicka på knappen.

Eftersom vi vill skicka nyheten med Outlook, så (1) skriver vi in outlook i sökrutan för åtgärder och bläddrar tills vi hittar (2) Skicka e-postmeddelande (V2) och klickar på den.

Nu ska vi formattera vårt mail och välja vad som ska stå med. Börja med att (1) skriva in e-postadressen till den det ska skickas Till, i mitt fall mig själv på micke.kring@edu.stockholm.se.
OBS! Om ni vill skicka till flera olika mottagare, så välj i så fall (4) Visa avancerade alternativ och lägg till de e-postadresserna under hemlig kopia, precis som vanligt när ni skickar e-post till flera personer och inte vill röja deras e-postadressen.

Därefter ska vi skapa ett (2) Ämne och nu kan vi använda Title i Dynamiskt innehåll.  Med lite hjälp av html och Dynamiskt innehåll kan vi komponera vårt meddelande i (3) text. Det är bara att kopiera hur jag gjort. Vill ni, kan ni ändra prioritet på mailet också under (5) prioritet.

12. Spara och testa

Nu (1) Sparar vi vårt flöde och klickar sedan på (2) Test för att testa om det fungerar.

Välj Jag ska utföra utlösningsåtgärden och klicka på Spara och testa.

Nu kan du gå in på din Sharepointsida och publicera en nyhet. Gå tillbaka till din flow-sida efteråt.

Förhoppningsvis så ser det ut så här på din sida. Gröna bockar efter varje steg. Om inte – så kommer du se var någon stans det tagit stopp. Gå tillbaka till den här guiden och se till att du gjort allt som det står här.

Om du undrar något är det bara att höra av dig, antingen via kommentarsfältet nedan eller sociala medier. Lycka till!

Micke Kring

Fixar och trixar med tekniska lösningar och mycket mer. Ser till att användarna förstår systemen och att systemen förstår användarna. Har mina rötter i musiken och kombinerar konstnärlighet med teknik.

Liknande artiklar

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Close