Möten – Tänktankens organisationsmanifest – Del 19 minuters läsning

Tänktanken är inte en podcast eller talkshow. Podcasten och talkshowen är två outputs av organismen och ramverket Tänktanken – en think tank, inkubator, möjliggörare och lekplats för de som vill vara med.
Anledningen till att jag kommer skriva en liten serie om detta är att vi nu vill formalisera Tänktanken, men inte institutionalisera den. Med det menat vill vi få den lite mer strukturerad och systematisk. Och därigenom också öppna upp, välkomna och förklara den för fler, både internt och externt. Till och med göra den helt transparent. Dels för att få mer input, men också för att få med fler som vill samarbeta och samverka för att realisera idéer. Eller låta er sno våra idéer.

Så i denna lilla serie tänkte jag försöka ta er och oss med på en resa fram emot en form av manifest för vad Tänktanken står för. I grunden är Tänktanken en helt decentraliserad form av kaosorganism. Ingen äger den. Ingen är chef för den. Den ligger på sidan om och är helt frivillig. Den har inget mandat. Inga resurser. Den är människorna som verkar i den och den bygger på ansvar och tillit.

Alla får vara med, men det behövs någon form av regler för att den ska kunna få fortsätta vara så fri och kreativ som den är, om den ska kunna expandera så mycket som vi vill. Lite motsägelsefullt och så får det vara. För vem är jag att sätta ord på något som ingen ska bestämma över?

Bakom allt detta ligger lite drygt 7-8 års samarbete av ett gäng individer med helt olika arbetsuppgifter på Årstaskolan. Även om vi inte kallat samarbetet för Tänktanken under de åren, så är det en form av kultur som växt fram under denna tid. Ett sätt att jobba och organisera oss samt göra saker tillsammans utan att det finns inskrivet eller schemalagt någonstans eller att någon beslutat att vi ska göra något. Det bygger helt på idén om att vilja göra något och ta ansvar för det, i stället för att säga ‘tänk om…’.

Tillsammans har vi, i olika konstellationer på olika sätt organiserat, drivit, uppfunnit, tänkt ut bland annat saker som; Tänktanken podcast och talkshow, talasomTED, Bibblis, Kunskapshubben, olika romanprojekt, Livsviktig Poesi, VärmeRadio, FETT, HOPP, Looper med mera i format som webb, appar, events, podcasts, videos, lärarhandledningar och annat.

Grundsyfte

Jag kommer tillbaka till detta i ett senare inlägg, men tänk er följande… Du har en idé om ett sätt att jobba med eleverna. Eller att du skulle vilja skapa ett event. Eller sitter inne med en pedagogisk projektidé. Eller har en idé till en app.

Hur tar du detta vidare? Antingen gör du det själv. Eller så tar du din idé, kastar in ditt embryo i inkubatorn Tänktanken. Där kan du då få input och draghjälp och i bästa fall också en massa lekkamrater som vill haka på, med olika former av kompetenser. Kuratorn som tipsar om hur du kan jobba elevhälsofrämjande, eller vaktmästaren som tipsar om vilket material som finns eller behövs till ditt projekt. Givetvis också andra pedagoger med ytterligare infallsvinklar.

Men det bästa av allt – att alla som verkar inom Tänktanken också utför & gör (som jag kommer till i ett senare inlägg). Framåtsyftande, proaktivt och kreativt.

Manifest

Det jag försökt göra är att skriva ned en form av beskrivande meningar för hur kulturen ser ut och har fungerat under alla dessa år. Jag har identifierat fem olika kategorier eller hörnpelare och vi kommer ta tag i en av dessa idag – möten.

Jag hoppas också på lite återkoppling från er hur ni ser på detta och om ni har tips och idéer på förbättringar. Eftersom jag skriver allt online, så kommer dessa inlägg säkert att redigeras och när jag är klar kommer jag sammanställa hela manifestet.

De fem hörnpelarna

Organisation – Kommunikation – Syfte – Utför & Gör – Möten

Möten

I förrgår la jag ut en bild på Twitter från vårt möte som jag kallat till, för att diskutera de saker som jag skriver om nu. Bilden föreställer utvärderingen av mötet jag höll i och den väckte en massa tankar och funderingar hos många av er därute. Så nu tänkte jag berätta hur vi ser på möten.

Manifestet – Möten

De punkterna som presenteras nedan är inte frivilliga. De måste uppfyllas. Det är i grunden rätt självklara och enkla små regler.

  • Vilken typ av möte är bäst
  • Alltid en genomtänkt agenda och tydligt syfte
  • Alltid frivilligt deltagande
  • Kom alltid förberedd
  • Kom alltid i tid – och starta på utsatt tid
  • Led mötet
  • ”Nån” får aldrig utses som ansvarig vid beslut. Tydligt ansvar
  • Alltid snabb utvärdering
  • Fullständig transparens
  • Ett möte behöver inte vara tiden ut

Vilken typ av möte är bäst

Det första som du ska tänka på är vilken typ av möte du behöver kalla till. I bästa fall kommer du märka att du inte behöver hålla ett möte över huvud taget. När jag pratar med skolmänniskor runt om i vårt land (och det gäller nog överallt) så är möten alltid ett hett ämne. Många avskyr möten och tycker att det är slöseri med tid oavsett vad det handlar om. Men är verkligen möten bara dåliga? Eller handlar det om otydlighet? Dåligt ledda möten? Eller bara det att det kanske inte ens skulle behövas ett möte till att börja med.

Hur många gånger har du suttit på ett informationsmöte i en timme och undrat varför inte bara informationen mailades ut istället?

Visa respekt för dina medarbetare samt din och deras arbetstid.

meeting
En klassiskt flödesschema som guidar dig rätt.

Alltid en genomtänkt agenda och tydligt syfte

Okej, jag behöver kalla till ett möte. För att folk ska vilja komma på mötet behöver jag ha en tydlig agenda och ett tydligt syfte med varför jag vill att de ska komma till mötet.

trell
Vi använder samarbetsverktyget Trello för kommunikation inom Tänktanken och så här ser det ut hos oss.

Jag lägger upp mötet i Trello och alla som är intresserade får anmäla sig till mötet. I kortet på Trello lägger jag in all information om mötet, som anteckningar, agenda och allt som behövs. Sedan bokas tiden där flest antal deltagare kan via Doodle.

mote
Så här ser kortet ut i Trello där ni ser personerna som anmält sig som avatarer längst ned. I kortet finns all info.

Om du måste ha en ”övrigt”-punkt eller ”ordet är fritt”, lägg det sist, så de som inte vill vara med kan gå. Ha alltså en genomtänkt agenda.

På så sätt så finns alla förutsättningar för ett bra möte med en massa bra energi.

Alltid frivilligt deltagande

Möten ska alltid vara frivilliga att delta i och är till för de som är intresserade. Punkt. Om någon aldrig dyker upp kanske det säger något om mötena mer än personen? Eller så är det fel på personen. 😉

Kom alltid förberedd

Om du bestämt dig för att delta i ett möte, förbered dig. All information finns redan när mötet bokats. Fem personer ska inte behöva slösa sin tid och energi på att berätta för den sjätte som inte förberett sig vad de pratar om. Är du inte förberedd? Fundera i så fall på att inte närvara.

Kom alltid i tid – och starta på utsatt tid

Nej, det existerar inte längre någon akademisk kvart – endast respektlöshet för andras tid. Punkt.

Led mötet

Du som har kallat till mötet har ett ansvar för att din agenda hålls. Led mötet och se till att det rör sig i rätt riktning.

”Nån” får aldrig utses som ansvarig vid beslut. Tydligt ansvar

När något beslutas får aldrig ”nån” vara ansvarig. ”Nånannanismen” kommer leda till att ”nån” vid nästa möte undrar varför ”nån” inte gjort någonting. ”Nån” kan därför inte hållas ansvarig.
Så utse vem som ansvarar för något. Tänktanken vilar på tydligt ansvar.

Alltid snabb utvärdering

Efter varje möte görs en snabb utvärdering via Mentimeter, med fördefinierade frågor med ett värde mellan 1-10, där 1 inte är så bra och 10 mycket mer bra.

Frågorna är;

Fanns det en tydlig anledning till mötet och tog vi tag i det vi skulle?
Var innehållet relevant för dig?
Fick du ut något av mötet?
Ledde mötet oss vidare till något?
Behövde vi ta detta möte ansikte mot ansikte?

Var ärliga! Lägg 5 minuter på detta. Kolla om det är någon som har något att tillägga. Vi vill ju hela tiden förbättra våra möten och utveckla oss.

Utvärdering av senaste mötet.

Fullständig transparens

När mötet är klart, skriv en sammanfattning och lägg ut så att alla (åtminstone i gruppen, men helst hela världen) kan se och kommentera. Förhoppningsvis kan vi få in ytterligare respons utifrån.

Ett möte behöver inte vara tiden ut

När ni avhandlat allt som skulle avhandlas – avsluta mötet. Om ni bokat en och en halv timme för mötet, men ni blev klara efter 15 minuter – avsluta mötet. Börja inte prata om annat. Låt inte mötet glida över i något som det inte var avsett att vara från början.

Hela serien – Tänktankens manifest

Del 1 – Möten
Del 2 – Organisation
Del 3 – Kommunikation
Del 4 – Utför & Gör
Del 5 – Syfte