Mina 5 favoritappar som hjälper mig att strukturera mitt arbete
Photo by Kike Algarra on Unsplash

Mina 5 favoritappar som hjälper mig att strukturera mitt arbete

Ibland får jag frågor om de appar som jag använder för att styra upp mig själv, mina arbetsuppgifter och projekt jag pysslar med. Efter att under många år ha testat ett gäng olika verktyg, så har jag landat i fem som funkar toppen för mig. Det mest viktiga jag har kommit fram till dock, är att inga verktyg i världen skapar struktur. Struktur är något du måste besitta själv – och fortsätta utveckla. Verktygen är bara en förlängning av den typ av struktur som jag tycker funkar för mig. 

Varför är struktur så viktigt för mig? För mig handlar struktur om att ha ett arbetssätt som gör att jag kan ha en bra arbetsmiljö utan att känna stress över att inte riktigt ha koll på vad som händer, att saker “bara dyker upp”, att endast hinna att släcka bränder och alltid känna att jag är sist på bollen. Detta samtidigt som jag lyckas klara av att ha många projekt igång samtidigt. I slutändan handlar det om att jag vill kunna ha det kul på jobbet.

Så… Här kommer mina 5 appar/verktyg i ingen som helst rangordning. Vilka är dina bästa? Droppa gärna en kommentar!

Det mest viktiga jag har kommit fram till dock, är att inga verktyg i världen skapar struktur.

Whiteboard

När det gäller att spåna projekt eller tänka kring processer så är den gamla klassiska whiteboarden ett favoritverktyg. Det är något som händer när jag står, går, ritar, drar pilar, skriver och suddar ut. Grunderna till det mesta jag pysslar med börjar här och kan bo här i veckor. Därefter fotograferar jag det och sorterar in för vidare användning och digitalisering av det analoga. Även om whiteboarden inte är någon applikation per se, så är den det i min värld.

Exempel. Det som började på whiteboarden i bilden ovan mynnade ut i ett stort flöde av it-hygien, där bilden härunder beskriver elevens perspektiv.

Anteckningar

Ordbehandlare med dokument i mappar har aldrig varit en grej för mig. Det är extremt sällan som jag behöver skriva officiella dokument och ha tillgång till all funktionalitet som en ordbehandlare erbjuder – och när det gäller att snabbt kunna skriva, så är Anteckningar (MacOS och iOS) ett klockrent verktyg för mig med synk mellan alla mina enheter. Väldigt få funktioner och startar snabbt. Här åker också många bilder som jag tar av min whiteboard in, för vidare bearbetning. Det mesta går faktiskt att dra-och-släppa-in här.
Här samsas dokumentation, tankar och idéer, samarbetsdokument, länkar, tips och tricks och en massa annat.

Things

När det gäller listhantering (att-göra / to do) av projekt, fel, ärenden och annat så är Things (MacOS och iOS) min främsta vän. Här har jag skapat olika kategorier där jag lägger in allt. Saker som är aktuella finns framför mig och varje dag ögnar jag igenom listan. Här antecknar jag exempelvis lite snabbt när jag skickat ett mail till någon i ett ärende och när jag får svar. På så sätt kan jag skicka påminnelser och följa upp. När det gäller större projekt skapar jag även bocka-av-listor i mina ärenden. Så det funkar för stort som smått.
Det fina i kråksvängen är också att lägga in framtida händelser, där du väljer när det ska poppa upp. Så allt som rör årshjulshändelser ligger där och dyker upp när det börjar närma sig som återkommande händelser. Då kan man gå vidare och boka in tid för att fixa det i kalendern.

Kalender

Givetvis är kalendern en stor del av strukturskapandet. Här planerar jag och lägger in vad jag ska göra utifrån Things och e-post. Kalendern är givetvis publik och informationen här synkas till min jobbkalender och visas även upp på min skärm utanför mitt kontor, så att folk vet om jag är på plats eller inte. Självklart så synkas även allt mellan alla mina enheter. Varje termin så analyserar jag vad jag lagt all tid på och om jag lyckats prioritera det jag velat prioritera.

Här kan ni se min rumsskärm https://rum.arstaskolan.se/b212a/index.php
Vill du även kolla av miljön på mitt rum hittar du det här https://rum.arstaskolan.se/b212a-iot/index.php

E-post

Till sist så måste ju även e-postklienten med tillhörande post få vara med. 80% av all kommunikation för mig går via e-post. De två största kategorierna av post som jag måste agera på består egentligen av (1) enkla ärenden och (2) mindre enkla ärenden. Enkla ärenden är sådant som jag kan lösa direkt. De mindre enkla ärendena, som innehåller många komponenter åker in i Things så jag kan hålla koll på dem.
E-post grupperar jag så att jag kan planera in det i kalendern och köra samma typ av ärenden för effektivitet.

Vad är dina bästa tips?

Nu vill jag gärna höra vad du använder för verktyg eller appar, eller kanske har du bara något bra tips när det gäller struktur? Posta gärna en kommentar!

Skrivet av
Micke Kring
Diskutera detta

6 kommentarer
  • Todoist en av mina favoriter- använder bara en bråkdel av funktionerna (litevarianten) men gillar man som jag listor är den grymt bra och den har möjlighet till att synka iPad, iPhone och Mac. Väldigt bra när man är en blandanvändare.

    • Verkar bra! Jag kollade på ett antal to do-appar innan jag valde Things. Vet att jag kollade på Todoist också, men kommer inte ihåg varför jag valde just Things. Synk mellan appar är ett måste idag. Givetvis måste man kunna plocka upp vilken device man vill och köra. Tack för tipset!

  • Trello, för att skapa smarta listor. Har mina egna ToDo och långsiktiga mål i Trello men även projekt och en del ärendehantering.
    Miro, för mind-maps och översikter. Som en gemensam jättestor whiteboard!

    • Trello är riktigt bra och används flitigt när jag arbetar tillsammans med andra. Miro har jag inte kollat på ännu. Tack för tips, Per!

    • Du menar väl MS-lover? 🙂 För det är väl O365-produkterna och de finns ju till MacOS/iOS också. Vi kör O365 på jobbet, men jag har aldrig riktigt fastnat för dessa. Dock vet jag att många hos oss älskar OneNote.