Kommunikation – Tänktankens organisationsmanifest – del 3

I den tredje delen kommer vi till det svåraste som finns. Kommunikation. Hur vi kommunicerar – med vem, i vilket syfte och vilken typ av kommunikation det handlar om och vad vi vill förmedla samt vilka verktyg vi väljer – är alla grundläggande faktorer vi måste ta i beaktning. Men den viktigaste punkten i manifestet tar vi redan nu – ”Innan du trycker på skicka-knappen, ta en extra titt på vad du skrivit.” Speciellt om det handlar om digital kommunikation. För till sist och syvende så finns det trots allt oftast en människa bakom tangentbordet.
Och det är det kommunikation handlar om. Utbytandet av tankar, behov, idéer och känslor människor emellan. Vi är alla olika och därför måste vi också tänka på det när vi kommunicerar.

Som ni vet vid det här laget, så bygger Tänktanken på möten, fysiska och digitala. Den bygger på människorna i den och dess idéer. Eftersom Tänktanken av naturen är decentraliserad och människorna i den sällan träffas alla tillsammans, måste vi bygga in en god kommunikation för att alla ska kunna ta del av vad som sägs och beslutas. Men framförallt för att alla som vill vara med, ska kunna ta ställning till innehållet och bidra med idéer.

Manifestet grundar sig i all kommunikation som Tänktanken befattar sig med. Det kan exempelvis vara sociala medier, blogginlägg, webbsajter, projektbeskrivningar, chatt och givetvis fysiska möten.

Manifest – Kommunikation

  • Behöver jag kommunicera?
  • Vem är mottagaren?
  • Alltid genomtänkt och tydligt
  • Vilken typ av kommunikation är bäst – Välj verktyg efter syfte
  • Extern kommunikation, FIK och balans | ”Feel Good” – Information – Kvalitét
  • Transparens – helt öppet
  • Innan du trycker på ‘skicka’ – ta en extra titt

Behöver jag kommunicera?

Den första frågan vi ska ställa oss är om vi verkligen är redo eller behöver kommunicera. Det kan låta fånigt, men jag kan rabbla upp mängder av fall där exempelvis ett meddelande skickats ut för att följas upp minuter senare av att samma person redan löst problemet eller tänkt lite tokigt. Två mail i inkorgen som inte behövde finnas där.
Så fort du inleder en kommunikation, blandar du också in fler personer och deras tid och energi. Se till att du verkligen behöver kommunicera.

Vem är mottagaren?

Oavsett om du ska skriva ett blogginlägg eller chatta med en kollega, så bör du tänka på vem mottagaren är och anpassa ditt språk och hur du uttrycker dig därefter. För i en kommunikation finns alltid en mottagare, även om dessa inte alltid är synliga.

Alltid genomtänkt och tydligt

Vi kan börja med e-post som ett exempel. Släng inte iväg ett mail i all hast. Lägg en minut extra och se om du har fått med allt. Finns det ett tydligt syfte och innehåll? Får mottagaren den information som den behöver för att kunna ta ställning? Är ditt språk tydligt? Har du anpassat detta till din mottagare? Finns det en bra rubrik i ämnesraden? Är detta mail sökbart i din e-postklient?

Detsamma gäller egentligen inom all form av kommunikation, även om kanalerna och verktygen är andra. I ett blogginlägg skulle du även kunna tänka på om det finns tydliga rubriker och lockande ingresser, om texten är överskådlig och lättläst och om din information är tydlig.

Vilken typ av kommunikationskanal är bäst – Välj verktyg efter syfte

E-post är jättedåligt för dialog. Speciellt om ni är fler än en person som deltar. Det fyller upp inkorgen på ett nafs och det är svårt att få översikt. På samma sätt är chatt rätt dåligt för information. Den försvinner lätt och är inte lika sökbar.
Därför är det viktigt att du väljer rätt typ av kanal och verktyg utifrån vad du vill kommunicera. E-post, chatt, videokonferens, fika, möte, telefon, wiki, blogg eller annat är flera typer av kanaler du kan välja mellan.

Extern kommunikation, FIK och balans | ”Feel good” – Information – Kvalitét

Cute kitten
Cute kitten – Ni får en gissning under vilken del i FIK denna hamnar.

När vi kommunicerar externt försöker vi få en balans enligt FIK | ”Feel Good”, Information och Kvalitét. En mix av de tre är att föredra, men behöver inte blandas. Det viktiga är att se till helheten.

Ett exempel skulle kunna vara ett blogginlägg där vi endast postar en bild, där flera av medlemmarna sitter ute i solskenet med en glass i handen och ser glada ut. Det skulle kunna signalera ”feel good”. Om vi bara lade till några textrader som beskrev det pedagogiska projekt vi är involverade i tillsammans med en extern part och därför firar lite, skulle vi direkt få in kvalitétsdelen. Lägger vi dessutom till nästa gång vi släpper ett nytt avsnitt av podcasten har vi fått med information.

Sikta på en bra balans.

Transparens – Helt öppet

Välj helst kommunikationskanaler som är öppna för alla att delta i och anpassa kommunikationen därefter. I tjänster/program som exempelvis Slack (som är en form av chattprogram och mycket mer) skapar du rum som kan vara offentliga. Chatta med varandra där. Det finns nämligen en risk [!] för att någon annan än de parter som samtalar har något smart att tillägga, eller kunskap att bidra med. Dessutom så skapar det en transparens och därmed möjlighet för alla att följa med i vad som händer.
Detsamma gäller möten, där protokoll, anteckningar, kommentarer och annat ska vara öppna.

Helt öppet för allmänheten eller för kollegorna är upp till var och en att bestämma över, men det finns mycket att vinna på att ha det så öppet som det bara går.
Bara genom att publicera dessa inlägg publikt har jag fått en massa input utifrån som förbättrar vårt manifest.

Innan du trycker på ”skicka” – ta en extra titt

Det säger sig självt. När du tror att du är klar, tänk till en extra gång, gå igenom alla punkter här och ”skicka” sedan.

Verktyg

De verktyg vi använder inom Tänktanken är de som jag snabbt tänkte presentera här nedan. De är alla gratis i mer eller mindre utsträckning och fungerar på alla plattformar och enheter.

Doodle – boka in till möten

doodle

Ett superenkelt verktyg för att erbjuda tider och datum för exempelvis möten. Om vi ska ha ett möte om någonting utgår vi från de som ”satt upp sig” på Trello kring det vi ska ha möte om. Sedan sätter en av oss upp en massa tider och mailar ut en länk till samtliga deltagare och denne går då in på länken och anmäler när den kan. Den tid med flest deltagare vinner.
Vi lägger även ut länken i Trellokortet så att även sent tillkomna intressenter kan anmäla sig.

Trello – digital anslagstavla och nav

trel1

Trello är egentligen en form av digital anslagstavla. Den består av listor (som på bilden exempelvis heter Podcast, Events, TänkTank – Inkubator, Fria antekningar, Möteskalender, Sjäsatta projekt och Manifest) där vi kan lägga in kort (som ni också ser på bilden ovan).
Vem som helst kan lägga in ett nytt kort och skriver då en rubrik, öppnar sedan kortet och fyller på med en beskrivning. Därefter får de som vill lägga till sitt namn i det kort de är intresserade av att medverka (som ni ser i form av avatarer på korten). Då prenumererar de dessutom på alla uppdateringar av vad som händer med det kortet. Självklart kan du också prenumerera på hela tavlan, men det kan bli en hel del notiser då.

trel2

I bilden ovan ser ni ett kort som jag skapat om vårt första möte. De som vill lägger till sig själva i kortet och i kortet finns även agenda och allt. När tid fastställts via Doodle läggs den in i kortet och om du prenumererar på Trellons kalender så åker mötestiden in i din kalender (of choice) automagiskt.
Mötesanteckningar och utvärdering samlas i kortet och det går även att chatta där. Allt samlat.

Slack – chatt, chattrum och informationsnav

slack

Ibland behövs också en externtjänst för chatt. Men Slack (det finns givetvis andra liknande tjänster) är mer än så. I exemplet ovan använde vi Slack för kommunikation mellan oss och Lärarförbundet gällande vår medverkan på SETT2016. Skapa öppna eller slutna rum (som ni ser på vänstersidan med ett #-tecken före namnet) och chatta på.
Det finns även en massa extratjänster som interagerar med Slack. Lyft in ett twittersökord i ett rum. Samla senaste nyheterna från intressanta webbsajter i ett annat via RSS. Låt några av bot:arna som finns tillgängliga hålla möten automatiskt åt dig.

Mentimeter – Omröstningar för utvärdering av möten

CibAUVeWEAAfLu0

Med hjälp av Mentimeter kan vi skapa enkla utvärderingar av våra möten. Dessa kan alla svara på snabbt genom mobiltelefon eller annat. Utvärderingen åker in i kortet för mötet på Trello.

Hela serien – Tänktankens manifest

Del 1 – Möten
Del 2 – Organisation
Del 3 – Kommunikation
Del 4 – Utför & Gör
Del 5 – Syfte

I nästa del kommer jag ta upp det vi kallar för Utför & Gör. Har ni frågor eller synpunkter är ni mer än välkomna att ta det i kommentarsfältet här.