Möten och möteskultur är ju i grunden väldigt enkelt – och det är det som gör det hela så svårt. För som med allt som rör människor och deras relationer, så spelar det egentligen ingen roll hur fina regler och stöddokument vi har. När vi sitter öga mot öga med varandra så måste vi inse att vi alla har alla olika prioriteringar och brinner för helt olika saker. Det är till och med så att vissa yrkesgrupper lever på möten medans andra grupper har ett mer praktiskt yrke, vilket leder till stress över att sitta på ett, för dem, irrelevant möte när de hade kunnat få undan en massa arbetsuppgifter.
Efter 20 år i skolan med olika möten och mötestyper på olika arbetsplatser och avdelningar, tänkte jag plocka fram de [IMHO] viktigaste punkterna för ett lyckat möte. Det baseras helt oventenskapligt på det jag ogillar mest samt det jag under alla dessa år hört mina vänner och kollegor irriterat sig över och beklagat sig över.
-”Jaha, det var 1,5 timme som jag aldrig får tillbaka.” är inte en helt ovanligt kommentar, tyvärr.
Givetvis gör jag mig skyldig till att bryta mot en del av dessa regler emellanåt, men försöker givetvis att ständigt bättra mig själv. Dock försöker jag nuförtiden att hålla mig från att hålla möten likväl som att delta i dem och det fungerar rätt bra. För det är få saker som får det att krypa i kroppen på mig, som att sitta på ett möte som egentligen inte borde ha varit ett möte.
De 10 punkterna listas i en kronologisk ordning, från tanken på ett möte tills mötet är genomfört. Nu kör vi!
Kom dessutom ihåg – allt är inte svart eller vitt. Det finns olika grader av gråskala.
1. Alla möten är frivilliga
Givetvis kommer det alltid att finnas möten där du är tvungen att medverka, exempelvis på grund av din expertis, men i grunden bör alla möten vara valbara.
Om du kallas till ett möte och inte känner att du är intresserad eller har något att tillägga är det bättre att du har möjlighet att avstå. Det kommer höja kvaliteten på mötet då de som är på plats faktiskt vill vara det (förhoppningsvis).
Om du kallar till ett möte och ingen vill komma, kanske det säger något om innehållet, eller dina medarbetare. 🙂
2. Innan du kallar till möte – behövs ett möte?
Det finns en typ av möte som alltid brukar bli en hit. 😉 Det är mötet som inte är särskilt genomtänkt och ofta kommer ur det faktum att den som kallat till mötet inte riktigt formulerat sina egna tankar för sig själv först.
Ett annat alternativ till detta är ofta infomötet – skapat ur det faktum att den som vill informera inte tagit sig tiden att sammanställa sin information i ett mejl.
Det blir ofta någon form av ostrukturerat bollplanksmöte, som sällan lämnar någon tillfredsställd.
En extra bonus är när du får keynoten från informationsmötet och inser att det hade räckt – och att du på 2 minuter lyckats få informationen som tog en timme på mötet.
Är du sugen på att boka ett möte? Vet du i så fall vad du vill få ut av det? Kanske räcker det med att skicka ett mejl, eller ringa eller chatta med någon först? Eller att rent av sätta sig ned i lugn och ro och fundera lite först.
3. Vilken typ av möte kallar du till?
Nu har du ändå bestämt dig för att du vill kalla in lite kollegor till ett möte. Tänk först på vilken typ av möte du kallar till. Är det ett informationsmöte, ett beslutsmöte eller ett diskussionsmöte? Beroende på mötestyp kan det behövas olika form av förarbete av dig och dina mötesdeltagare och det är sällan bra att blanda typerna.
Exempelvis kan det vara tungt att ta ett vettigt beslut efter att ha lyssnat i en timme på någon som informerar om något som egentligen skulle ha varit ett mejl, för att sedan diskutera innehållet i ytterligare en timme och därefter fatta ett vettigt beslut, när alla bara vill gå hem.
Det här skulle ha varit två kortare i möten – diskussion och beslut. Varför inte tre? Jo, eftersom ingen någonsin ska kalla till ett informationsmöte. Det använder vi exempelvis mejl till.
3.5 Informationsmöte
Det nästan alltid fel att hålla ett informationsmöte, men ibland kan nöden tvinga oss. Se åtminstone till att det finns möjlighet till frågor eller annan kommunikation i slutet. Ett annat hett tips är att hålla mötet via exempelvis Skype eller liknande tjänst, så att folk kan sitta var de vill.
4. Agenda med få punkter (helst en) och vad ni ska ha uppnått med mötet / syftet
När du blir kallad till ett möte, ska det givetvis finnas en tydlig agenda med den information kring innehållet som gör att du kan bestämma dig om du vill medverka eller ej. Förutom agendan finns det givetvis ett tydligt syfte med mötet och vad mötesinbjudaren vill ha uppnått när mötet är klart. Det räcker inte att det står ’Budget’ som en punkt, eller ’Micke har ordet’. Ju bättre förarbete desto bättre förutsättningar.
OBS! Om du som bjuder in till mötet ändå vill ha flera punkter på ditt möte, se då till att dessa är relevanta för alla dina deltagare. Om inte, så har du förlorat dessa deltagare till sociala medier, Candy Crush eller det jobb som de skulle kunna ha gjort om de inte behövde vara med på ditt möte. Ingen gillar att bara sitta av en halvtimme och låtsas vara intresserad av något man blivit exkluderad från. Planera i så fall punkterna och låt deltagarna avvika när de inte längre berörs.
OBS2! Om du som bjuder in till mötet har bjudit in en extern person för att närvara vid en viss punkt, se till att den punkten ligger först. Låt inte den externa personen vänta. Respekt.
5. Kom alltid förberedd eller kom inte alls
Om du är inbjuden till exempelvis ett diskussionsmöte eller ett beslutsmöte där du skulle ha satt dig in i – och läst ett underlag – men inte gjort det, så får du lämna mötet. De andra mötesdeltagarna har varken tid för att sätta in dig i vad underlaget behandlar. De har heller inte tid för att lyssna på när du pratat oinsatt om ämnet i hopp om att fejka dig igenom mötet. Own up och tänk över varför du inte gjort det du skulle, när du valt att medverka på mötet.
6. Kom alltid i tid – och starta på utsatt tid
Nej, det existerar inte någon akademisk kvart på möten – endast respektlöshet för andras tid. Punkt.
Starta alltid möten på utsatt tid – och på samma sätt som i föregående punkt ska inte senkommande deltagare sättas in i vad dessa har missat.
Självklart så kan alla någon gång komma försent, men med handen på hjärtat så vet du att det ofta gäller de där personerna som satt i system att komma 5 minuter sent.
7. Led mötet
Den här punkten borde egentligen stå först, men nu går vi lite kronologiskt i mötesordningen, så nu hamnar den här. De flesta klagomål jag hör på möten beror oftast på att ingen på riktigt leder mötet. Givetvis ska den som kallar till mötet leda mötet, men hen kan givetvis outsourca det till någon annan. Bara det finns en tydlig ledare.
Om nu allt i punkt 1-6 är fixat, så handlar ledandet av mötet att se till att det som ska avhandlas faktiskt avhandlas och inget annat. Så snabbt och effektivt som möjligt. Och det är nu det gäller att snärja in de där deltagarna som alltid går off topic, inte förstår frågeställningen, gillar sin egen röst alldeles för mycket, ser alla möten som ventilation för hur illa allt är och gärna drar ned all stämning och suger luften ur allt och alla. Det är ett helt annat möte, om det inte är just de sakerna som ska avhandlas.
Hugg så snart du ser tendenserna och håll er till agendan. Annars är det lika bra att avsluta mötet. Energin och fokuset hos deltagarna har försvunnit åt ett helt annat håll nu.
8. Någon utses aldrig som ansvarig
Allas ansvar är ingens ansvar. Om ni beslutar något, stort eller smått, måste det alltid finnas en utpekad ansvarig för det. Annars händer inget. Och på nästa möte kommer ni undra varför Ingen har gjort det som ni beslutade att Någon skulle ha gjort.
De som utses som ansvariga för det ni beslutar ska också följa upp och informera kring hur det går med deras punkt och när det är klart.
9. Ett möte behöver inte vara tiden ut
Ett extremt vanligt misstag. Ett möte är inte ett utbyte av tid för att slippa jobba. Om ni avsatt en timme för ett möte, men ni är klar efter 20 minuter – avsluta det då. Klappa er på ryggen för att ni varit effektiva och gå och ta en kaffe tillsammans. Andra drycker fungerar givetvis också.
10. Utvärdera mötet
Det är alltid bra att köra en snabb sammanfattning av mötet och stämma av om ni åstadkom det ni skulle. Det är inte helt ovanligt att folk kommer ut från möten och undrar vad de gjort eller vad de pratat om.
Man skulle även kunna ställa sig frågor som:
- Fanns det en tydlig anledning till mötet och tog vi tag i det vi skulle?
- Var innehållet relevant för dig?
- Fick du ut något av mötet?
- Ledde mötet oss vidare till något?
- Behövde vi ta detta möte ansikte mot ansikte?
Slutligen
De senaste åren så har jag själv inga större problem med de möten jag närvarar på. Jag tycker dels att de håller en hyfsat hög nivå, men det handlar också om att jag väljer bort de jag känner inte kommer ge mig något. Utöver det så har många börjat hålla möten via Skype och liknande och det passar mig som handen i handsken.
Om de möten jag kallar till håller måttet, får nog någon annan svara på men jag försöker tänka på de punkter jag listat ovan.
Vad är dina bästa tips för att hålla bra möten? Tipsa gärna i kommentarerna här eller på sociala medier, så lägger jag till dessa i artikeln.
