Då jag läst om hur andra jobbar och vilka tjänster och verktyg de använder i sitt dagliga arbete, tänkte jag visa lite på hur jag jobbar. Kanske finns det en eller två därute som vill nörda ner sig i olika sätt att ”masha” tjänster och kanske, kanske, kanske få med sig nått på köpet…
Jag kommer utgå från arbetet med mLabs och mer specifikt, som ett exempel, arbetet med Bookis, där vi är en liten skara människor, med begränsad tid och ingen gemensam fysisk plats att samlas på. Dock jobbar jag själv utifrån samma principer och tjänster oavsett jobb. Fyra huvudwebbtjänster kommer att presenteras – HipChat, Pivotal Tracker, Evernote och Zapier, som ligger till grund för ett lättrörligt (agilt) sätt att jobba.
En agil grundtanke
Vi jobbar mycket med kulturen kring utveckling och arbetssätt och det som passar oss och mig lutar sig på agila arbetsmetoder. Givetvis får en plocka de godaste bitarna ur påsen och jobba fram vad som passar just dig och er bäst.
Saxat från Wikipedia:
”Grundtankarna bakom agil systemutveckling bygger på att göra kunden/användaren nöjd med det som utvecklas genom ett mycket nära samarbete under hela utvecklingstiden med täta och regelbundna möten mellan utvecklare och beställare/mottagare. Arbetet bedrivs inkrementellt och iterativt vilket innebär att regelbundna mindre leveranser sker och att saker löpande utvärderas och kan ändras för att möta nya krav och önskemål. Det agila synsättet anser att det oftare är människor och kommunikation än verktyg och formella dokument som löser problem under utvecklingsarbetet.”
För mig innebär det att jobba tätt tillsammans med pedagoger, elever och andra inblandade för att kunna plocka upp gräsrotsidéer och utveckla våra tankar och idéer ihop. Snabbt kan vi lansera, ex en sajt, ett event eller något annat, från tanke och idé till en produkt på några dagar, för att tillsammans revidera och göra förändringar snabbt. Det innebär också att vi utan större insats kan lägga ned idéer som vi känner inte funkar.
Vi jobbar alltså cirkulärt och utvärderar, utvecklar och förbättrar i små steg hela tiden. Vi kan också snabbt omprioritera alla områden.
Detta till skillnad från vattenfallsmodellen, där vi får en färdig produkt levererad (i slutfasen på vattenfallet) i knät och det blir väldigt svårt att förändra något i efterhand, på gränsen till omöjligt.
Saxat om vattenfallsmodellen från Wikipedia:
Vattenfallsmodellen är en sekventiell systemutvecklingsprocess där man ser framstegen som ett flöde (som ett vattenfall) nedåt genom olika faser: förberedelse, etablering, analys, design, konstruktion, test, produktionssättning och underhåll.
Ofta kommer vi slutanvändare inom vattenfallsmodellen in i fasen ”produktionssättning” när produkten redan är ”färdig”. Förhoppningsvis har alla faser då genomförts på ett bra sätt, så vi får en bra produkt, men så är inte alltid fallet.
Det finns inget som säger att vattenfallsmodellen inte har sina fördelar, men vi har märkt att det agila sättet funkar extremt bra inom skolan när det gäller att plocka upp just gräsrotsidéer och att skapa saker med direkt nytta för verksamheten. Sen är det ju så fantastiskt mycket roligare att jobba på det sättet.
Pivotal Tracker
Pivotal Tracker är mer än ett ärendehanteringssystem och baseras på ett agilt arbetssätt.
Jag har testat en massa att-göra-appar. Inget funkar i längden. När jag hittade Pivotal Tracker genom en podcast kände jag att jag var tvungen att testa detta. Och hur förklarar jag hur detta funkar? Okej, så här ligger det till.
Det bygger på att alla inblandande i ett projekt (här väljer jag Bookis) först självuppskattar hur mycket vi hinner med att göra under en viss tid, kallad iteration. För att förenkla för mig själv utgick jag från hur mycket tid jag kan lägga under en vecka. En vecka blir då en iteration. Jag hinner oftast att jobba ca 8 timmar per vecka och då blir min hastighet 8 poäng per iteration (för mig i detta projekt). Det innebär också att ett kortare möte hålls vid början av varje iteration (vecka) för att prioritera eller omprioritera alla arbetsuppgifter som ska göras.
(Hastighet, poäng och iterationsperioder kan givetvis bestämmas helt fritt.)
I Pivotal tracker har du sedan tre stora avdelningar – Current, Backlog och Ice Box.
En ny arbetsuppgift skapas genom att skapa en ny ”Story”. Där väljer du (som äger/driver projektet) vem som ska utföra uppgiften, uppskattar hur lång tid uppgiften tar och lägger till den info som behövs. Tiden det tar uppskattar du i poäng och jag har för enkelhetens skull jämnställt en poäng med timme.
Därefter är det dags att välja om uppgiften ska startas. Du kan också lägga den i din Ice Box, vilket är uppgifter som kanske är mer av idéslaget eller som du inte vill/behöver dra igång med på en gång. Du lägger det helt enkelt på is. Själv använder jag min Ice Box till att lägga in förslag från alla och mig själv, så jag kan sortera vad som är möjligt och om det är tillräckligt högt prioriterat kan jag starta den.
När jag har startat en uppgift hamnar den i Current, dvs de uppgifter som är aktuella och ska tas hand om denna iteration (vecka). Det smarta här är att efter ett par veckor har systemet lärt sig hur mycket ni hinner (er hastighet) per iteration (baserad på hur många stories ni hinner med) och lägger uppgifter som du inte hinner denna period till er Backlog. Systemet kommer alltså att kunna förutspå när ni hinner klart med era uppgifter. Detta blir givetvis bättre ju längre ni använder systemet och ni själva lär er att självskatta er arbetstid och uppgifter.
Eftersom vi har möten vid början av varje iteration (minst) prioriterar vi arbetsuppgifterna enkelt genom att dra och släppa dem. Mest prioriterade hamnar högst upp. Självklart kan du flytta en uppgift från Back log till topprioritet. Allt enligt det agila, att vara snabbrörlig.
Varje uppgift som är färdig måste godkännas av den som äger projektet och kan också ”skickas tillbaka” om den inte godkänns. Till varje uppgift kan dokument läggas in, ni kan chatta om den, tagga den o s v.
Givetvis funkar Pivotal Tracker i din webbläsare och finns som app till de flesta mobila plattformar.
En smart funktion är också att du (via Zapier som jag presenterar senare) får en e-postadress kopplat till systemet så du exempelvis kan vidarebefordra ett mail med ett problem varvid en ny story automatiskt skapas. På så sätt slipper du gå in och lägga till en ny story utan kan ta det vid senare tillfälle.
För mig har det inneburit att jag är mycket mer fokuserad och hela tiden vet vad jag ska göra och vad som är prioriterat.
Gå gärna in på https://www.pivotaltracker.com och spana in deras filmer som beskriver arbetsflödet 100 ggr bättre än mig.
HipChat
E-post i all ära, men ibland behöver vi också kunna diskutera och samtala om saker. Här använder vi HipChat, som är en riktigt bra chat-tjänst. Allt är sökbart, så behöver jag ta fram något vi diskuterat tidigare är det bara att söka. Video och ljud funkar givetvis och att dra och släppa dokument och bilder likaså.
Förutom detta finns möjligheten att skapa olika rum, exempelvis för projekt eller arbetsgrupper. Behöver du ta in någon extern? Då behöver du inte skapa ett konto utan du kan skicka ut en länk till personen, så kan denna delta som gäst.
Hipchat funkar också på alla vanliga plattformar, via webb och/eller appar och programvara.
För oss blir det lite av kommunikationscentralen där all info ramlar in automatiskt från de övriga tjänsterna. Som ni ser på bilden så har inlägg skapats automatiskt när jag lagt till/avslutat nya stories i Pivotal Tracker i Bookis-rummet.
Är det problem med våra servrar? Då skickas automatiskt ett meddelande från Pingdom Tools (som håller koll på våra servrar) till aktuellt rum. Hur är detta möjligt? Jo, det får ni reda på nu…
Zapier
Zapier är som en legolåda för personer som mig. Helt enkelt en tjänst som kopplar ihop olika tjänster. Som ni ser i bilden ovan, ser ni tre av mina zaps.
Den första zappen ser till att automagiskt skriva ett meddelande från Pivotal Tracker till HipChat i Bookis-rummet när jag är klar med en story. Den andra zappen ser till att en tweet skickas ut med Bookiskontot när Pingdom Tools rapporterar att servern ligger nere med än 5 minnuter.
Jag har precis börjat utforska vad du kan göra med Zapier, men det känns som om ”the sky is the limit”. Du kan exempelvis skapa en zap som håller koll på vissa ord på Twitter och sparar alla dessa tweets i Evernote, eller i ett googledokument. Kanske vill du att det ska skapas ett WordPress-inlägg av dina inlägg på Facebook? Det finns tusentals olika zaps att välja mellan eller bygga själv.
Syftet är att automatisera så mycket som möjligt. Med Zapier kan du bygga och masha ihop alla möjliga typer av tjänster för att just möjliggöra detta.
Kolla in zapier.com för mer info.
Evernote
Om nu Pivotal Tracker är arbetsflödet och HipChat kommunikationscentral, så är Evernote det stora dokumentarkivet. Evernote har ju funnits med länge och är en stor spelare bland molntjänsterna. Själv använder jag möjligheten till att spara och organisera länkar samt dela och skriva dokument.
Evernote funkar givetvis på alla möjliga plattformar med appar till dessa.
Övrigt
Givetvis använder jag e-post. Det är fortfarande en stor kommunikationskanal för mig. Google Apps fixar e-posten, men jag använder e-postprogrammet Airmail till mina Mac:ar. Jag har aldrig riktigt fixat webbgränssnittet som gmail erbjuder. Airmail funkar kalas för mig då jag visuellt kan tagga alla mail som ”Att göra”, ”Memo” eller ”Klart”. Rött, gult och blått. Dessutom hanterar det mina 7 e-postkonton alldeles galant.
Pingdom, som är en svensk tjänst, används för att hålla koll på upptid av servrar och Glesys (också svenskt) levererar våra servrar.
Slutsats
Jag har nog alltid trott att jag varit en person som kan jobba fritt utan behov av någon tydlig struktur, men ack vad jag bedrog mig. Nu när jag hittat metoder och modeller för att jobba upplever jag att jag har ett mycket tydligare fokus på vad som ska göras och lär mig också att prioritera.
Det har också gjort att jag sällan känner stress över arbete. 10-15 minuters prioritering vid varje iteration och sedan är det bara att börja beta av vad som ska göras. Det skapas dessutom mer tid för tankearbete.
Sedan får en ju inte glömma att det är sjukt kul med teknik och att jag älskar att sätta upp flöden som sköter en massa saker per automatik. Det handlar om att jag vill effektivisera mig själv och få möjlighet att lägga tiden till vettiga saker.
De flesta av tjänsterna jag presenterat finns i gratisvarianter och även i prova-på-perioder. Själv betalar jag dessa relativ få dollares per månad de kostar. Bra grejer ska få kosta pengar och allt på Internet behöver inte vara gratis. 😉
Nu vill jag jättegärna ta del av hur ni arbetar och har ni några frågor, är det som vanligt bara att ställa i kommentarsfältet.
